年間100時間節約したければ「アウトルック最速仕事術」を読みなさい！

「今までなんとなくアウトルックを使っている」という方

年間100時間節約したければ「アウトルック最速仕事術」を読むべきです。

こんにちは。とがまるです。

さっそくですが、みなさんはメールアプリは何を使っていますか？

あとで紹介しますが、マイナビの調査によるとOutlookを使っている人は約40%だそうです。

メールは新入社員からお偉いさんまで多くの方が使うスキルで、メールの書き方や整理方法について書いてある本はたくさんあります。

しかしOutlookについてまとまっている本ってなかなかないんですよね。

「本なんて買わなくてもネットで検索すれば良いじゃん」と思う人もいるかも思いますが、いざOutlookに関してネットで調べてみてもあまりまとまったWebサイトってないんですよ。

「どこかにOutlookの使い方がまとまっている本はないかなー」と探していたのですが、見つけちゃいました。

「アウトルック最速仕事術」です。

発売日が3/28ということでかなり最近に発売された本。

160ページほどしかないので結構スラスラ読めちゃいます。

今回はアウトルック最速仕事術を読んで印象に残った部分や感想を紹介します。

本書の内容を実践すれば年間100時間節約できますよ。

アウトルック最速仕事術
まとめ

アウトルック最速仕事術

OutlookはGmailの2倍以上のシェア

以下、引用ですが、

マイナビによる「会社のメーラーは何を使っていますか？」という調査によると、１位はアウトルック（ 38. 7％）で、２位の Gmail（ 16. 0％）と比べると２倍以上のシェアがあります。

普段使いとしてはGmailが多いとは思いますが、会社の場合はアウトルックよりもGmailの方が2倍以上もシェアが高いのですね。

つまり、アウトルックを効率的に利用できれば4割の会社の生産性が向上するということになります。

働き方改革は、「指の動き方改革」から始めよう

以下、本書の引用ですが、

働き方改革は、「指の動き方改革」から始めよう

働き方改革として夜8時になったらフロアの照明を消すだとか、定時退社を呼びかけるなどの施策を実施している会社がありますが、正直意味がないですよね。

フロアの照明を消されても結局だれかが照明を付けるだろうし、定時退社させても仕事の量は変わらないので家に持ち帰って仕事をする人が増えるだけです。

私も感じていますが本書では働き方改革として個々の生産性を上げるべきであると言っています。

一人一人のPCスキルを向上させることで会社の生産性の向上につながるからです。

PCスキルと言っても様々ありますが、マイクロソフトのアプリケーションに限ってはアウトルックが１番使われているらしいです。

私の調査によれば、アウトルックが導入されている組織におけるアプリケーションごとの総稼働時間の長さは、次のようになっているからです。

アウトルック＞エクセル＞パワーポイント

エクセルやパワーポイントは人によっては使わないでしょうが、アウトルック(メール)は今の時代だれでも使いますよね。

操作時間が圧倒的に長いアウトルックのスキルを向上させることで、大幅な時短が期待できるのです。

アウトルックに割く時間は500時間/年

以下、引用ですが、

あなたがアウトルックに触れている時間は、業務時間全体の何パーセントですか」この結果を集計すると、毎回の平均は30％台になります。さらに詳細に計算すると35％強が平均値といったところです。あなたがアウトルックに触れている時間は何％くらいでしょうか。"

普段の業務時間の30%をアウトルックに使っているみたいです。

これは年間に換算すると「約500時間/年」になるようです。

「30%」や「500時間」という数字は筆者調べの数字ですが、実際には定時外にメール作業をしている人もいるでしょうから、実際はもっと多くの時間をアウトルックに使っている可能性が高いとのこと。

年間500時間もアウトルックに使っていると分かったら少しでも改善したいと思いますよね。

今のアウトルックの使い方を20%改善することができれば年間100時間の時短が出来るわけです。

「100時間の時短」と聞くとおおげさかもしれませんが、「20%の改善」であれば、今までOutlookを自己流で使っていた人が本書の内容を実践すれば全然可能な数字でしょう。

ムダ Big 3を改善しよう

改善の余地が非常にあるアウトルックですが、本書では以下3つを「ムダ Big 3」と呼んでおり、それぞれの具体的な改善方法について記載しています。

A：画面切り替えのムダ

意識せずに多くの画面を切り替えることによる時間のロス

B：マウス依存のムダ

手がキーボードとマウスを往復することによる時間のロス

C：整理しすぎのムダ

過度なメールのフォルダー分けおよびその操作と判断時間のロス"

BやCはよく聞く話ですが、画面の切り替えまで改善を図ろうとする部分に関して非常に徹底されているなと感じています。

それぞれの具体的な改善方法については本記事では記載しませんが、非常に分かりやすく書かれているので辞書代わりに参照するような使い方が良いと思います。

まとめ

いかがでしょうか。

今回は「アウトルック最速仕事術」について紹介しました。

私が読んだ時はAmazonで5ッ星評価しかなかったので、非常に素晴らしい本であると感じています。

今までなんとなくアウトルックを利用していた方は本書を読めば、確実に時短を図ることが出来ます。

それなりにアウトルックを知っているという方も、「上級編」という目次でかなりハイレベルな設定・使い方を紹介しているので一読の価値ありです。

アウトルックの使い方をマスターして働き方改革を推進しましょう！